KPI là gì? Tầm quan trọng và cách sử dụng KPI

KPI là gì? Tại sao nó lại trở thành cơn ác mộng đối với rất nhiều người đi làm? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tầm quan trọng và cách sử dụng KPI trong công việc.

KPI là gì?

KPI là gì? Vai trò của KPI trong công việc

Là một người đã đi làm chắc hẳn bạn không còn xa lạ với thuật ngữ KPI đúng không? Nhưng cụ thể KPI là gì? và Vai trò của KPI trong công việc Bạn đã biết những gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin này tại đây!

KPI là viết tắt của chỉ báo hiệu suất chính trong tiếng Anh. Cụm từ này có nghĩa là chỉ số để đánh giá tiến độ công việc. KPI là công cụ đánh giá hiệu quả công việc thông qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ số để phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân trong doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp và tổ chức có một cách đặt KPI khác nhau để đánh giá sự thành công của họ với một mục tiêu đã đặt ra. KPI cao hay thấp sẽ được xác định tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. KPI cũng được chia thành nhiều cấp độ khác nhau, ở cấp độ thấp KPI chỉ dùng để đánh giá tiến độ công việc của các cá nhân, bộ phận hoặc cho hệ thống quy trình. Khác với KPI cấp thấp, KPI cấp cao được đưa ra nhằm phát triển và hoàn thiện các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.

Vai trò của KPI trong công việc

Vai trò của KPI trong công việc

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

KPI là một chỉ số vô cùng quan trọng để đánh giá sự phát triển và tốc độ tăng trưởng của mỗi doanh nghiệp. KPIs sẽ cho biết doanh nghiệp có phát triển tốt hay không? Cụ thể, KPI sẽ giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác giúp doanh nghiệp đề xuất chế độ lương thưởng phù hợp.
• Xây dựng quy trình nâng cao hiệu quả công việc.
• Đảm bảo tầm nhìn và mục tiêu cho doanh nghiệp, giám sát tiến độ công việc để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra.

Vai trò của KPI đối với nhân viên

Nếu đối với doanh nghiệp, KPI là để kiểm tra tiến độ công việc thì những KPI này có ý nghĩa như thế nào đối với nhân viên? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vai trò của KPI đối với nhân viên tại đây:

• Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của bạn so với mục tiêu đã đặt ra.
• Tạo động lực cho nhân viên làm việc hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Kiểm tra và phát hiện những khiếm khuyết trong công việc nhờ chỉ số KPI để cải thiện tiến độ công việc.

Các loại KPI trong công việc

KPI thường được phân thành mấy loại? Các loại KPI là gì? Có bao nhiêu KPI tại nơi làm việc? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu những vấn đề này tại đây.

Các loại KPI trong công việc

KPI thường được phân thành nhiều loại khác nhau, nhưng chúng đều được tổng hợp thành 2 loại chính:

• KPI cho các mục tiêu chiến lược: Đây là KPI cho các mục tiêu chiến lược. Các mục tiêu này thường là lợi nhuận, tiền bạc, thị phần,… Đây là những mục tiêu quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp.

• KPI cho các mục tiêu chiến thuật: Các KPI này là các mục tiêu được đặt ra cho các hoạt động chiến thuật nhỏ với mục đích giúp doanh nghiệp tiến tới việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược.

Để hiểu rõ hơn về hai loại KPI này, bạn có thể tham khảo các ví dụ dưới đây:

Chẳng hạn, KPI doanh nghiệp đặt ra là đến năm 2022, tất cả các doanh nghiệp phải đạt doanh số 50 tỷ. Nếu sau 12 tháng, doanh nghiệp không đạt được con số này, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư nghi ngờ về khả năng của doanh nghiệp, giám đốc điều hành, giám đốc tiếp thị và bán hàng có thể bị sa thải. Đây là một ví dụ điển hình về KPI chiến lược.

KPI chiến thuật có thể hiểu đơn giản hơn là chỉ tiêu đặt ra của phòng kinh doanh hàng tháng phải đạt được chỉ tiêu 5 tỷ đồng để đảm bảo doanh thu cuối năm của công ty đạt ít nhất 50 tỷ đồng. Nếu bộ phận kinh doanh không thể đạt được KPI, các thành viên và trưởng bộ phận KPI sẽ bị phê bình, thậm chí bị sa thải.

Qua ví dụ trên, chúng ta cũng có thể rút ra kết luận. Trong doanh nghiệp, dù là thành viên cấp cao hay nhân viên cấp thấp đều bắt buộc phải KPI. Các nhân viên cấp cao sẽ bị thúc ép về các KPI chiến lược và các nhân viên cấp thấp sẽ bị săn đuổi ráo riết bởi các KPI chiến thuật. Để thực hiện được các mục tiêu này, mỗi cá nhân, bộ phận cần nghiêm túc thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu cá nhân hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch KPI là gì?

Khi đã đặt chỉ tiêu từ trên xuống, người quản lý cần lên kế hoạch đặt chỉ tiêu cho nhân sự. Nguyên tắc SMART là một trong những phương pháp được sử dụng phổ biến và thông dụng trong các doanh nghiệp. Nguyên tắc này có thể giúp doanh nghiệp đo lường chỉ tiêu và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.

Nguyên tắc THÔNG MINH trong lập kế hoạch KPI

Việc xây dựng chỉ tiêu kinh doanh cần được chú trọng và phải đáp ứng tiêu chí SMART. Các Nguyên tắc THÔNG MINH được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau:

S (Specipic) – Mục tiêu cụ thể: Theo nguyên tắc này, tất cả các chỉ số khi xây dựng kế hoạch KPI phải trả lời được 3 khía cạnh rõ ràng: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Các chỉ tiêu mục tiêu càng rõ ràng thì cấp dưới càng dễ dàng làm việc. Các chỉ số càng chi tiết và cụ thể thì con đường dẫn đến thành công càng gần.

M (Có thể đo lường) – Mục tiêu có thể đo lường: Bất kể công việc gì, KPI cho bộ phận nào cũng phải có các chỉ số đo lường công việc. Không có công việc nào có thể được hoàn thành với một mục tiêu mà bỏ qua những lời nói mơ hồ. Để hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra, người đặt ra chỉ tiêu cần đưa ra các thông tin rõ ràng về số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian hoàn thành công việc.

A (Có thể đạt được) – Mục tiêu có thể đạt được: KPI được thiết lập để hoàn thành, không phải thiết lập chỉ để đạt được. Chúng ta không thể ngồi trên trời mà đặt KPI cho nhân viên và phòng ban, đúng không? Vì vậy, khi đặt KPI, doanh nghiệp cần quan tâm đến chỉ số doanh thu của các quý trước, mục tiêu của doanh nghiệp và năng lực của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Người quản lý cần đảm bảo rằng KPI của họ có thể đạt được, chứ không phải KPI nhằm tạo gánh nặng cho nhân viên.

Đặt KPI phù hợp với năng lực

R (Realistic) – Mục tiêu thực tế: Xác định năng lực thực tế của bản thân và tập thể để có thể đặt mục tiêu sát với năng lực bản thân, tránh tình trạng đặt mục tiêu nhưng không thể hoàn thành.

T (Timebound) – Mục tiêu có thời gian cụ thể: Để kiểm soát công việc thì yếu tố thời gian là yếu tố không thể thiếu. Sẽ không có công việc nào có thể hoàn thành mà thời gian làm việc không rõ ràng. Để công việc hoàn thành đúng thời hạn, người đặt KPI cũng cần có thời hạn rõ ràng và cụ thể.

KPI là mục tiêu và chỉ tiêu công việc mà mỗi người, nhóm và doanh nghiệp cần phải làm việc cùng nhau để hoàn thành. KPI càng cụ thể thì khả năng thành công của kế hoạch KPI càng cao. Để hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần hiểu rõ năng lực của doanh nghiệp và các thành viên để đưa ra KPIs phù hợp nhất.

Dưới đây là tổng hợp thông tin về KPI là gì? và những điều bạn cần biết về KPI. Hi vọng bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI, tầm quan trọng của KPI và cách đặt KPI cho doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu thêm về bài viết “FWB là gì? Cách tốt nhất để hiểu FWB là gì? bởi Akina, làm ơn!

Câu hỏi – Tags: các loại kpi, KPI là gì, nguyên tắc lập kế hoạch KPI, vai trò của kpi trong công việc