Kế hoạch tổ chức sự kiện với các bước cơ bản nhất

Tạo ra kế hoạch sự kiện là khâu quan trọng nhất quyết định sự thành công của một sự kiện (Event). Chương trình sẽ rất thành công khi bạn chuẩn bị kế hoạch chu đáo. Kế hoạch càng chi tiết thì hiệu quả truyền thông càng đạt được hiệu quả tích cực và giảm thiểu rủi ro.

Thành công của một sự kiện không chỉ là sự có mặt của một “đối tượng” mà nó là sự tổng hòa của nhiều yếu tố khác như nhân sự, hạng mục, chi phí, lựa chọn chủ đề, bản thiết kế. tổ chức sự kiện cụ thể… Vì vậy, tổ chức sự kiện là công việc cần thiết đầu tiên trước khi bạn tổ chức một sự kiện. Một kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm mục tiêu, đối tượng, thời gian, địa điểm và lập kế hoạch ngân sách, chi phí cho sự kiện …

Đừng lo lắng vì đã có chúng tôi giúp bạn và bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những bước cơ bản nhất trong tổ chức sự kiện. Chúng ta cùng xem!

10 bước cơ bản để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đây là quy trình 10 bước cơ bản để lập kế hoạch tổ chức sự kiện để làm cho chương trình chạy hoàn hảo và thành công.

# 1.Xác định mục tiêu sự kiện

Bất cứ điều gì trong cuộc sống, muốn thành công thì trước tiên bạn phải xác định được mục tiêu của mình là gì. Trong tổ chức sự kiện cũng vậy, việc đầu tiên bạn phải làm là đặt ra mục tiêu, sau đó mới tiến hành các bước tiếp theo.

Đầu tiên, bạn cần xác định và hiểu rõ hai loại mục tiêu: mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình.

• Mục tiêu vô hình chính là những giá trị tinh thần và sức khỏe mà sự kiện có thể mang lại cho khách mời. Ví dụ: hài lòng, vui vẻ, phấn khởi, gắn kết, hiểu biết, nhiệt tình, v.v.
• Mục tiêu hữu hình là những giá trị hữu hình mà sự kiện mang lại cho khách hàng. Đó có thể là sản phẩm kinh doanh, quà tặng mà BTC tặng cho khách hàng, sản phẩm tiêu thụ từ các chương trình khuyến mãi, v.v.

Đồng thời, khi hiểu rõ và phân biệt được hai loại mục đích, bạn cần trả lời được câu hỏi “tại sao bạn lại tổ chức sự kiện này? Bạn muốn đạt được điều gì ?, khách mời cần gì ở sự kiện?… Từ đó bạn sẽ biết mình phải làm gì để đạt được mục tiêu đó.

# 2.Thiết lập nhóm tổ chức sự kiện

Bước quan trọng thứ hai trong tổ chức sự kiện là tìm một đội ngũ chuyên nghiệp cho sự kiện mà bạn đảm nhận. Vì trong một sự kiện sẽ có nhiều khâu và nhiều khâu, 1 người sẽ không thể đảm đương hết công việc.

Ngoài ra, việc lựa chọn người đứng đầu cũng rất quan trọng. Người lãnh đạo hoặc quản lý sự kiện trong nhóm cần có chuyên môn về sự kiện, có tầm nhìn và biết cách điều phối công việc để mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát.

# 3.Chọn thời gian sự kiện

Đây là yếu tố quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Bởi vì, nếu bạn muốn người tham gia chương trình đến đúng giờ và đúng ngày diễn ra sự kiện thì bạn phải chọn một thời điểm thích hợp.

Hơn nữa, khi chọn ngày tổ chức sự kiện, bạn sẽ chuẩn bị kỹ càng hơn. Tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên, tránh chọn thời gian gấp rút khiến cả tập thể mệt mỏi và chạy đua với thời gian.

# 4.Thương hiệu của sự kiện

Thương hiệu sự kiện là chủ đề bạn chọn tại sự kiện. Đảm bảo rằng chủ đề bạn nghĩ ra khi sử dụng nó không trùng với bất kỳ ý tưởng nào khác của công ty tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật và thu hút được nhiều sự chú ý, bạn cần chọn một chủ đề hấp dẫn, hợp thời và cập nhật.

Hãy thực hiện đúng và đầy đủ 3 bước sau nếu bạn muốn tạo thương hiệu cho sự kiện

• Đặt tên sự kiện: dựa trên 2 câu hỏi: (1). Sự kiện của bạn trong cùng một lĩnh vực khác nhau như thế nào?
  (2). Bạn hy vọng sẽ truyền tải điều gì thông qua sự kiện này?
• Tạo khẩu hiệu: Khẩu hiệu cần đáp ứng yêu cầu ngắn gọn, dễ nhớ, có vần điệu và phù hợp với tên chương trình.
• Thiết kế Logo: Bước cuối cùng sẽ là logo cho sự kiện. Thông thường logo sự kiện sẽ đi cùng logo thương hiệu công ty hoặc sẽ sử dụng chính logo công ty để làm đại diện. Logo là một công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – Trở thành dấu ấn cho sự kiện của bạn trong tất cả các vật phẩm quảng cáo và truyền thông (ví dụ: áo phông, chai nước, túi xách, tài liệu quảng cáo, v.v.)

# 5.Xây dựng một kế hoạch tổng thể

Cái này sẽ quá trình sự kiện hoàn hảo nhất nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng các bước trong tổ chức sự kiện. Kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm:

• Vị trí, hậu cần và quản lý dịch vụ ăn uống (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
• Diễn giả / MC
• Hoạt động / Giải trí bổ sung
• Truyền thông / Quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web & quảng cáo trực tuyến; lịch sự kiện; quan hệ truyền thông; bảng chỉ dẫn; mạng xã hội, v.v.)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
• Quản lý nhà tài trợ / đối tác
• Người quản lý / người tham gia tình nguyện

# 6.Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Sử dụng các kết nối của bạn và thuyết phục các nhà tài trợ chương trình bằng một chủ đề và kế hoạch tuyệt vời từ sự sáng tạo (bộ não) của bạn. Sự kiện của bạn càng lan truyền, thì kinh phí cho sự kiện càng lớn.

# 7.Đặt hàng dịch vụ và chuẩn bị

Khi đã có ngân sách cụ thể, kế hoạch chi tiết, việc bạn cần làm càng sớm càng tốt là đặt dịch vụ. Đối với mỗi sự kiện, các dịch vụ cơ bản như: địa điểm tổ chức ngoài trời, sảnh sự kiện, thi công sân khấu, không gian tổ chức, cổng chào, tiệc, MC, …

Sau khi đặt dịch vụ, toàn bộ đội ngũ chúng tôi sẽ phối hợp và cùng nhau chuẩn bị và hoàn thành các công việc, nhiệm vụ của mình như: Tài liệu, trang trí sân khấu, banner, backdrop, cổng chào, Mc …

#số 8. Khảo sát và đánh giá

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, chúng ta cần có sự khảo sát về mọi mặt từ giao thông, điểm dừng, đỗ xe, không gian tổ chức sự kiện, đặc biệt là khảo sát mặt bằng. Đây là một bước quan trọng trong tổ chức sự kiện.

Sau đó, mọi công việc sẽ được xem xét lại để đảm bảo tiến độ. Ngoài ra, bạn cần xem lại danh sách khách mời, đảm bảo rằng bạn đã gửi lời mời và thông báo đến tất cả. Xem lại những gì còn thiếu sót để bổ sung kịp thời.

# 9.Tổ chức

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, chúng ta sẽ tiến hành tổ chức sự kiện. Trong giai đoạn này, đòi hỏi người tổ chức phải nhanh chóng nắm bắt vấn đề, biết nên làm gì và không nên làm gì, có tầm nhìn lớn và linh hoạt trong việc xử lý các tình huống. Đồng thời, các thành viên trong nhóm cần làm việc cùng nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

# 10.Bài-sự kiện

Sau khi sự kiện được tổ chức, dù thành công hay không, bạn cũng nên làm một bản nhận xét cho những người tham dự sự kiện. Đánh giá những điểm được và chưa được theo khách quan và chủ quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Đây là việc làm với mục đích để các bạn rút kinh nghiệm những điều chưa tốt và phát huy những điều tốt đẹp cho những sự kiện sau.

Với quy trình 10 bước cơ bản cho một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Akinavn.vn đảm bảo với bạn về các sự kiện hoàn chỉnh và thành công. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy ý nghĩa và hữu ích. Chúc quý công ty luôn phát triển thịnh vượng.

Kinh Nghiệm Cưới Hỏi – Tags: Tổ chức sự kiện